Затримка виплати лікарняних від ФСС: як діяти бухгалтеру

   У чому полягає проблема: Фонд соціального страхування (далі – Фонд) затримує виплату лікарняних та іншої допомоги, унаслідок чого роботодавці виплачують лікарняні працівникам із запізненням.

   На сьогодні склалася неприємна ситуація: ФСС фінансує виплату допомоги з тимчасової непрацездатності із запізненням. Чим же викликана така поведінка Фонду? У першу чергу недоотриманням ЄСВ, суми якого становлять більше 90 % коштів Фонду, і побічно – зростанням середньої зарплати в Україні. Тобто на сьогодні є заборгованість Фонду перед страхувальниками. Через це і роботодавці виплачують своїм працівникам лікарняні із запізненням. Ось і виникає у бухгалтера запитання: чим таке запізнення загрожує підприємству? І що може зробити бухгалтер у такій ситуації?

   Строки отримання фінансування від Фонду

   Коли страхувальник подає Заяву-розрахунок до Фонду на виплату лікарняних, то у Фонду є 10 днів для того, щоб перевірити подану заяву і визначити, видавати фінансування чи ні. Якщо причини для відмови відсутні, Фонд зобов’язаний протягом цих же 10 днів перерахувати страхувальникові (роботодавцеві) фінансування (п. 8 Порядку, затвердженого постановою правління ФСС від 19.07.18 р. № 12, далі – Порядок № 12). Після надходження грошей на спецрахунок роботодавець зобов’язаний виплатити лікарняні працівникові в найближчий строк, установлений для виплати зарплати (п. 1 ч. 2 ст. 32 Закону від 23.09.99 р. № 1105-XIV, далі – Закон № 1105).

Коли виплачувати допомогу працівникові та сплачувати податки

На жаль, зараз страхувальники отримують фінансування із затримкою більше ніж на місяць – про  належні 10 днів усі забули. Тому ми стикаємося з двома проблемами:

• невиплата грошей застрахованим особам (працівникам). Коли працівник хворіє, він не отримує зарплату, а чекає отримання лікарняних. Проте в тому, що працівник залишився без грошей, немає провини роботодавця. Наше єдине завдання – роз’яснити працівникові, що він отримає ці гроші, тільки із запізненням. Адже роботодавець за рахунок своїх коштів зобов’язаний виплатити працівникові лікарняні тільки за перші п’ять днів непрацездатності, інші дні хвороби фінансуються за рахунок Фонду;
• податки. Є два нормативні документи, які регулюють сплату податків із лікарняних: Податковий кодекс (далі – ПК) – сплату ПДФО і військового збору (далі – ВЗ) та Закон від 08.07.10 г. № 2464-VI (далі – Закон № 2464) – сплату ЄСВ.

ЄСВ. Нарахувавши працівникові дохід, у тому числі лікарняні, у загальному випадку ми маємо 20 днів на те, щоб сплатити ЄСВ після місяця їх нарахування (п. 8 ст. 9 Закону № 2464). Наприклад, якщо ми нараховуємо лікарняні за березень 2019 року і відображаємо цю суму в таблиці 6 Звіту з ЄСВ за березень, то у нас є 20 днів квітня (до 22 квітня у 2019 році). Причому треба сплатити ЄСВ із цієї суми незалежно від того, виплатили ми лікарняні працівникові чи ні.

ПДФО і ВЗ. Якщо оподатковуваний дохід нараховується, але не виплачується, то ПДФО слід перерахувати до бюджету протягом 30 календарних днів (далі – к. д.) після закінчення місяця, у якому дохід був нарахований (пп. 168.1.5 ПК). Треба зважити також і на той момент, що в періоді переходу з квітня на травень 2019 року було декілька святкових днів. Звідси останній день сплати ПДФО за березень – 26 квітня. Якщо податок був сплачений пізніше, то можна наразитися на штрафні санкції. А в такій самій ситуації у квітні строк сплати ЄСВ настає 30 травня. Зверніть увагу: податки і збори доведеться сплатити з поточного рахунка підприємства (а не зі спецрахунка, як було б при своєчасному отриманні фінансування від Фонду).

А що робити, коли гроші від Фонду все ж таки надійдуть на спецрахунок?

Тоді при виплаті допомоги треба повторно перерахувати ПДФО та ВЗ зі спецрахунка, а раніше перераховані суми вважатимуться переплатою і їх можна врахувати при розрахунках із бюджетом.

Відображення у звітності

ЄСВ.

Звіт про ЄСВ не містить інформацію про виплату доходу – тільки про нарахування. Тобто ми нарахували лікарняні, ЄСВ на цю суму, відобразили в таблиці 6 Звіту з ЄСВ і незалежно від виплати/невиплати ми далі ніяких звітних даних контролюючим органам не подаємо. У Звіті немає інформації про заборгованість за виплаченими доходами, у тому числі лікарняними.

ПДФО.

Зі звітом із ПДФО (податковий розрахунок форми  №1ДФ, Порядок складання якого затверджений наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4, далі – Порядок № 4) – інша картина. У ньому відображаються нараховані, виплачені та не виплачені доходи й утримані та сплачені ПДФО і ВЗ. Форма № 1ДФ містить колонки 3а та 3 (нарахований і виплачений дохід), 4а та 4 (нарахований і виплачений ПДФО). Згідно з роз’ясненнями контролюючих органів (ЗІР, категорія 103.25) та Порядком № 4, якщо дохід не виплачується в установлені строки, то ми повинні показати заборгованість із виплати доходів.

Наприклад, лікарняні нараховано в I кварталі 2019 року і не виплачено до кінця квітня. Отже, у нас є заборгованість і треба показати у формі № 1ДФ:

• у колонці 3а – дохід разом із лікарняними;

• колонці 3 – дохід за мінусом лікарняних.

А в наступному кварталі, коли лікарняні будуть виплачені, у формі № 1ДФ буде зворотна ситуація:

• у колонці 3а ми покажемо нарахований дохід за II квартал без урахування сум лікарняних I кварталу;
• колонці 3 – нарахований і виплачений дохід за II квартал і плюс виплачені лікарняні за I квартал.

Що стосується суми

ПДФО, тут така сама ситуація. Навіть якщо ми сплатили ПДФО і ВЗ протягом 30 к. д. після закінчення місяця нарахування допомоги, то у формі № 1ДФ ми все одно показуємо заборгованість зі сплати ПДФО та ВЗ, оскільки це прямо передбачено п. 3.3 розділ III Порядку № 4.

У I кварталі лікарняні нараховано, але не виплачено:

• у колонці 4а – з урахуванням ПДФО, утриманого із суми лікарняних;
• колонці 4 – без урахування суми ПДФО, утриманої із суми лікарняних.

А в наступному кварталі, коли ми отримаємо фінансування, ми повинні будемо показати у формі № 1ДФ:

• у колонці 4а – ПДФО за II квартал, утриманий із доходу за II квартал;
• колонці 4 – утриманий і перерахований ПДФО із суми доходу за II квартал і плюс ту заборгованість з ПДФО, яка перейшла із суми лікарняних за I квартал.

ВЗ. Такий самий підхід застосовується до відображення у формі № 1ДФ сум ВЗ: ми заповнюємо колонки, що відповідають за нарахований і виплачений дохід, нарахований і виплачений ВЗ.

У I кварталі ми не показуємо невиплачені лікарняні та ВЗ із цієї суми, а в II кварталі – ми показуємо суму виплаченої заборгованості за лікарняними

(дохід) і ВЗ, сплачений із цієї суми.

Чи буде відповідальність у роботодавця за несвоєчасну виплату лікарняних працівникам (тобто за порушення трудового законодавства) за ситуації, коли Фонд затримує фінансування?

Ні, оскільки страхувальник несе відповідальність за свої порушення, а не за порушення Фонду. Тому, якщо ви заборговували працівникові лікарняні не зі своєї провини, то до вас штрафні санкції застосовуватися не будуть. Ще раз підкреслимо: роботодавець не може виплачувати допомогу від Фонду за рахунок коштів підприємства, оскільки це цільове фінансування. Тобто не можна спочатку виплатити працівникові лікарняні за рахунок підприємства, а потім відшкодувати ці витрати, перерахувавши фінансування, що надійшло від Фонду із запізненням, на поточний рахунок підприємства. Річ у тому, що страхові кошти, які надійшли на спецрахунок страхувальника, можуть використовуватися тільки на надання матеріального забезпечення застрахованим особам (п. 2 ст. 34 Закону № 1105).Якщо ми зі спецрахунка перераховуватимемо гроші на свій рахунок, то це буде порушенням законодавства. Отже, ми повинні чекати надходження сум лікарняних від Фонду.

Фінансовий відділ обласної організації Профспілки

за матеріалами сайту balance.ua